Важное правило № 2: Будьте проще

Не поддавайтесь искушению быть слишком организованным. Например, вы, вероятно, захотите хранить записи об улучшениях в доме и связанных с ними вещах в папке «Дом/Финансы». Вы можете завести отдельные папки для каждого предмета – ковровые покрытия, бытовая техника, оборудование для ухода за газоном, электроника и т. д. Однако, если вы углубитесь в такие детали, ваша система станет слишком сложной. Вероятно, лучше сгруппировать эти связанные предметы в одну или две папки. Поскольку при продаже дома полезно вести учет улучшений в нем, лучше хранить эти бумаги отдельно. Но остальные записи, связанные с домом, оставьте в одной папке.

Важное правило № 3: Встречайтесь с бумагами в запланированное время

После того как вы закончите сортировку, разметку папок и подшивку каждого листа бумаги, сразу же примите решение о том, когда будете подшивать входящую почту и документы. Проверьте свое расписание и запишите в нем время регулярной работы с бумагами. Если вы не составите конкретный план действий, то бумаги накопятся с поразительной скоростью!

Важное правило № 4: Всегда обрабатывайте бумаги в одном и том же месте

Успешная организация зависит от продуманного планирования и распорядка дня. Возьмите за правило всегда работать с бумагами в своем рабочем пространстве. Не открывайте почту на кухонном столе, в прихожей или на бегу. Относите входящие письма и прочие бумаги в то место, которое вы выбрали. Если вы будете спонтанно пролистывать корреспонденцию в других местах, то накопится беспорядочная куча. Вы снова почувствуете себя неуправляемым.

Управление делами

Теперь, когда вы разобрались с постоянной системой хранения документов, пришло время что-то сделать с основным источником неорганизованности – вашей стопкой дел. Именно здесь проблемы управления временем часто пересекаются с проблемами управления беспорядком.

Чтобы справиться с путаницей, присвойте каждому листу бумаги коэффициент важности. Используйте степень срочности, чтобы разделить бумаги в вашей папке с делами: «важно – нужно действовать сейчас»; «важно – нужно действовать в ближайшее время»; «важно – ожидает ответа»; «может быть важно»; «неважно». Если вы уже разумно использовали мусорное ведро, у вас не должно остаться много «неважного».

В процессе сортировки вам не помешала бы какая-нибудь система отметок, чтобы отслеживать, как долго и сколько раз вы перетасовывали один и тот же лист бумаги. Например, можно проставлять дату на каждом листе при каждом взаимодействии с ним. Это послужит двум целям. Во-первых, зафиксирует дату получения. Во-вторых, подтолкнет вас к принятию некоторых решений.

Если ваш лист бумаги заклеен штампами с датами, значит, с ним слишком много работали! Возможно, пришло время назначить специальную дату, чтобы закончить работу и убрать ее из кучи дел. А может, пора задуматься, стоит ли вообще включать это дело в свой список. Возможно, прополка цветника – это то, что вам действительно необходимо сделать, но с течением времени сорняков не станет меньше. Наймите работника, чтобы он прополол за вас сад, и вы сможете вычеркнуть эту работу из своего списка.

Примите решение о хранении и доступе. Теперь вам нужно решить, куда положить эти важные бумаги, чтобы к ним можно было быстро получить доступ. Многие эксперты по организации говорят, что нужно положить их в «актуальную» папку в картотеке. Мы не уверены, что это хорошая идея для людей с СДВ. Положить что-то в папку может быть сродни тому, чтобы закопать это во дворе под слоем грязи! Как только дело исчезает из поля зрения, оно исчезает из головы.

Если вам нужно видеть, чтобы сделать, скорее всего, вам придется придумать альтернативу картотеке. Возможно, одно из этих предложений вам подойдет.

Доска объявлений. Подумайте о том, чтобы повесить доску объявлений. Разделите ее на четыре секции в соответствии с вашими категориями важности. Вместо того чтобы рыться в недрах картотеки или на рабочем столе, вы сможете легко и быстро увидеть свои заметки и сообщения. Прикрепите доску объявлений на уровне глаз, чтобы она служила визуальной подсказкой.

Корзины. Если у вас достаточно места на рабочем столе, попробуйте использовать четыре корзины. Три из них используйте в качестве корзин «Входящие» для «Важных сейчас», «Важных в ближайшее время» и «Возможно, важных» документов. Четвертая корзина предназначена для «Уже неактуальных» или «Ожидающих ответа» бумаг. Повесьте на каждую корзину ярлык, чтобы напоминать себе, для чего она предназначена.

Настольная картотека. Без сомнения, картотека полезна. В ней можно эффективно хранить множество бумаг и таким образом свести беспорядок в офисе к минимуму. Это была бы отличная система, если бы только она не скрывала все!

Хранение бумаг в стопках может сработать – по крайней мере, до тех пор, пока порыв ветра не заставит их летать по воздуху. Поскольку кипы не слишком эффективны, следующий вариант – настольная папка. Хотя хранение бумаг на виду может выглядеть не очень аккуратно, это поможет лучше отслеживать важные и нерассмотренные бумаги. Дополнительное преимущество такой папки – мобильность, поскольку ее можно убрать со стола, чтобы освободить дополнительное рабочее пространство. Если на вашем рабочем столе нет места для коробки с папками, купите такую, которую можно повесить на верхнюю часть ящика.

Если ваши папки будут под рукой, вы будете охотнее убирать бумаги, пока они не накопились. А ходить через всю комнату к картотеке может оказаться слишком хлопотно.

Личные «Желтые страницы». Возможно, у вас очень много визитных карточек или рекламных проспектов услуг или магазинов, которые вам еще понадобятся. Хотя подобная информация не должна лежать вместе с деловыми бумагами, ее, вероятно, не стоит хранить и в картотеке. Более полезной системой может стать создание персонального справочника «Желтые страницы». Неплохо было бы разместить записи в алфавитном порядке по услугам, а не по именам. Когда вам понадобится позвонить Джону Альверстратону, плотнику, который чинил ступеньки вашего крыльца, вы, возможно, не сможете вспомнить его имя. Гораздо проще найти его в разделе «П» для плотников.

Подсказки

Управление беспорядком и бумажными стопками во многом зависит от компонентов внимания и памяти. Чтобы быть более организованным, вам нужно работать по своей системе и обращать внимание на детали задачи. Более того, вам необходимо ПОМНИТЬ, что делать с этими деталями. Знакомы ли вам следующие сцены?

Вы проводите весь день, разбирая, выпрямляя и складывая в папки кипы бумаг. Вы оглядываете свое помещение и чувствуете гордость за себя, ведь вы эффективно разложили все