Ассортимент почтовых марок. Чтобы не тратить деньги на лишние почтовые расходы, держите под рукой различные марки для специальных отправлений.

Открывалка для писем. Может показаться, что это довольно глупый предмет, чтобы включать его в список важных инструментов. Ваши пальцы, вероятно, прекрасно справляются с этой работой. Но открывалка полезна для поддержания порядка в вашем офисе. Порванные конверты выглядят неаккуратно и не лежат ровной стопкой. Дата отправления или обратный адрес, необходимый вам для записей, также могут быть нечитаемыми.

Степлер. Почему мы решили включить его в наш список? Конечно, в вашей корзине есть скрепки. Мы не пытаемся отказать вам в интеллектуальных способностях! Однако мы готовы поспорить, что, когда ваш степлер опустеет, вы потянетесь за скрепкой. Не стоит! Скрепленные вместе бумаги имеют загадочный способ расцепляться! Тогда вам придется потратить дополнительное время и силы, чтобы найти пропавшую страницу и прикрепить ее на место. Всегда держите степлер заряженным, чтобы выполнять задание только один раз.

Компьютер и принтер. Это бесценный помощник для людей, страдающих организационными недостатками! Многое из того, что обычно приходится хранить в папках в шкафу, можно хранить в волшебной памяти компьютера. Ежемесячная работа по выписке чеков и сверке чековой книжки может быть легко выполнена с помощью бухгалтерского программного обеспечения. А еще лучше – подписаться на автоматическую оплату дебетовых счетов.

Как опытные пользователи компьютеров, мы хотим предупредить вас об ограниченности компьютерной магии! Если жесткий диск сломается и сгорит, вы потеряете свои данные навсегда или по крайней мере до тех пор, пока специалист по восстановлению данных не возьмет с вас высокую плату за их извлечение. Обязательно следуйте советам пользователей компьютеров: СОЗДАВАЙТЕ РЕЗЕРВНЫЕ КОПИИ ДАННЫХ!

Управление бумажными стопками

Помните ли вы, как в детстве с нетерпением ждали, когда почтальон доставит письмо с вашим именем? Мы помним. Разве мы были сумасшедшими? Разве мы не знали, что почта обладает удивительной способностью размножаться, когда мы ее не просматриваем? Ну, по крайней мере, так кажется.

Проблемы с бумагами – источник беспокойства и путаницы. Мы можем рассортировать вещи, отказаться от журналов и газет, но бумаги продолжают прибывать в наши почтовые ящики!

Стоит вам сделать заказ по одному каталогу, как на вас тут же обрушивается поток предложений от других компаний, заполучивших ваше имя и адрес. Заказ по почте может стать отличным способом совершения покупок для людей с СДВ. Отсутствие отвлекающих факторов в виде других покупателей и рядов товаров, среди которых нужно выбирать, может принести облегчение. Недостатком является поиск места, куда можно положить четыре или пять каталогов, каждый день попадающих к вам домой.

Почта не единственный источник бумажной работы. После дня, проведенного за делами, вы можете прийти домой с большой кипой банковских квитанций, счетов из магазинов и квитанций по кредитным картам. Также накапливаются разные напоминания, которые вы сами себе оставили. Не пройдет и дня или двух, как на вашем столе вырастет гора бумаг. Чтобы справиться с бумажной кучей, вам нужен план.

Снова используйте блокнот для планирования. Каждый день, когда приходит почта, записывайте все, что вы получили. В течение недели или около того складывайте все накопившиеся квитанции и листки бумаги в коробку. В конце недели просмотрите всю эту кучу и добавьте каждый пункт в свой список. В итоге у вас должно сложиться разумное представление об инвентаризации бумаг.

Разделите скопившиеся бумаги на категории. Следующая задача – разделить общий список на небольшие, более управляемые части. На данный момент вы можете начать с двух больших категорий, относительно простых в использовании: «Выбросить» и «Сохранить».

Разделите второй лист бумаги пополам и поместите все из вашего основного списка в одну из этих категорий. Возможно, вы предпочтете выкинуть коробку и сложить все в нужную кучу. Если вы мучаетесь над тем, что выбросить, а что оставить, то, вероятно, вам захочется завести третью стопку – для вещей, которые относятся к категории «Может быть, пригодятся».

Осознаете ли вы это или нет, но вы только что начали создавать порядок из бумажного беспорядка. Вы работаете по плану, а это и есть организованность.

Единственная категория, о которой вам нужно беспокоиться, – это «Сохранить». Вещи, которые нужно выбросить, уже должны быть в вашем мусорном ведре. Если вы не можете обойтись без третьей категории – отложите эти бумаги в сторону и не используйте их на следующем этапе доработки. Пусть ваша стопка пока не очень похожа на систему хранения, но скоро это произойдет.

Рассортируйте список на две небольшие группы или сделайте две кучи на полу: «Актуальное» и «Архив». Положите все, что вам нужно сделать, например счета, которые нужно оплатить в ближайшее время, в первую категорию. Все остальные поместите во вторую.

Продолжая этот процесс сортировки, помните о своих потребностях и образе жизни, а также о потребностях своей семьи. Рассылка от книжного клуба может заинтересовать вас, но скажите честно: найдется ли у вас время прочитать все книги, которые вы закажете? Если книжный клуб использует систему автоматической рассылки, готовы ли вы следить за сроками и заниматься дополнительной бумажной работой? Приняв решение отказаться от некоторых из этих вещей, вы сможете значительно сократить количество бумажной работы.

Чтобы отслеживать все текущие и ожидающие выполнения дела, вам нужно будет разработать систему, обеспечивающую легкий и автоматический доступ к ним. Об управлении этими важными и актуальными папками мы поговорим позже. Пока же сосредоточьтесь только на стопке «Архив» – бумагах, к которым вам редко приходится обращаться. Мы начнем с этой части вашей системы хранения, потому что ею легче управлять, чем ежедневной бумажной работой.

На данный момент вы должны чувствовать меньше беспокойства по поводу управления бумажной кучей, которую вы уменьшили в размерах. Итак, достаньте несколько папок и рассортируйте бумаги в вашей стопке «Архив». Мы не можем сказать вам, как именно их организовать, потому что это будет зависеть от того, с какими бумагами вы работаете. Но вы можете попробовать использовать общие категории: «Дом» и «Финансы», а также «Личное» и «Семейное». Главное, чтобы категории были простыми и обобщающими. Хотя бумаги могут частично совпадать, сортировка по этим пунктам будет достаточно простой.

Важное правило № 1: Регулярно и последовательно используйте свою систему

Следует ли вам расположить бумаги в алфавитном порядке или по категориям? Опять же, мы не можем сказать вам, как их разместить, потому что не существует правильного или неправильного способа сделать это. Но мы можем