Письменные доказательства имеют вещественную основу, как правило, бумагу (возможно, дерево, металл, искусственные материалы и др.), на которой речевая информация зафиксирована любым типом письма (записи). Письменное доказательство — это именно письменный, а не иной документ. Письменный документ может быть рукописным, машинописным и электронным. Рукописный — документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. Машинописный — документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами. Электронный — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Сведения, необходимые суду для установления искомых обстоятельств дела, воспринимаются из текста данного документа, а не из свойств предмета, содержащего информацию. Этим определяется отличие письменных доказательств от вещественных, которые в своем внешнем выражении также могут представлять собой предметы, в частности бумажные носители с нанесенным текстом.

Необходимо отличать письменные доказательства от объяснений сторон, других лиц, участвующих в деле, показаний свидетелей, заключений экспертов, даваемых в письменном виде. Объяснения сторон, заключения экспертов, консультации специалистов, представленные в письменной форме, не являются письменными доказательствами.

В арбитражном процессе наибольшее распространение имеют официальные документы — письменные доказательства. Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Официальные письменные доказательства различны по субъектному составу лиц, от которых они исходят, по содержанию, форме, правовой направленности. Официальным письменным доказательством может выступать, например, и акт органа государственного управления, и письмо должностного лица организации, и справка, выдаваемая соответствующим органом. В связи с этим важно иметь более детальную классификацию официальных письменных доказательств.

Первая группа — это акты распорядительного характера, влекущие юридически значимые последствия, в которых реализуется воля либо одного субъекта, наделенного соответствующими полномочиями, в пределах своей компетенции, либо нескольких субъектов. К их числу относятся: акты органов государственной власти и управления; акты иных органов, предприятий, утверждений, организаций; акты должностных лиц; сделки, заключаемые организациями, гражданами-предпринимателями в письменной форме. В данном случае не имеет значения наименование такого акта. Он может выражаться в виде постановления, решения, договора, приказа и т. п.

Вторая группа — это различного рода акты, протоколы, заключения компетентных органов, составленные в ходе проводимых проверок, обследований и т. п. Составление такого рода документов, как формы установления и фиксации событий, действий имеет широкое распространение в практике государственных и иных органов, организаций, а в ряде случаев является необходимым требованием в их деятельности.

Третья группа — документы, которыми подтверждается наличие или отсутствие юридически значимых фактов. Данные документы имеют информационный характер. Число таких документов весьма велико и разнообразно. Это справки, платежные поручения, квитанции, счета, наряды-заказы, накладные и т. п. Значение таких документов также велико. Например, если не будет представлена копия платежного получения в подтверждение процессуального факта уплаты государственной пошлины (когда исковое заявление должно быть оплачено пошлиной), заявление подлежит возвращению истцу.

Официальный документ должен иметь юридическую силу. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В арбитражном судопроизводстве наибольшее распространение имеют документы простой письменной формы. Так, например, законом установлена простая письменная форма для договоров безвозмездного пользования имуществом, поручения, комиссии, хранения и др.

Используются в качестве письменных доказательств и документы (договоры), требующие нотариального удостоверения, в частности, договоры купли-продажи жилого дома, купли-продажи строительных материалов, мены и др. Нотариальное удостоверение сделки может быть предусмотрено соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Арбитражное процессуальное законодательство допускает возможность использования в процессе рассмотрения дела и документов личного характера, т. е. документов, созданных лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

С каждым годом в документообороте увеличивается доля электронных документов. Созданы и действуют информационные системы общего пользования, которые открыты для всех физических и юридических лиц. Электронные документы активно используются в сфере государственного управления и в гражданском правовом обороте.

Международный правовой опыт регулирования электронного документооборота нашел отражение в Конвенции ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах 2005 г., Директиве ЕС об электронной коммерции 2000 г. и др. Следует отметить, что нет единых правил принятия электронных документов, составленных в одной стране, в качестве доказательств в судах другой страны.

С точки зрения содержания доказательства электронные документы не отличаются от традиционных бумажных документов. Сведения о фактах отображаются посредством письменных знаков. Информация, необходимая суду для установления искомых обстоятельств дела, воспринимается из текста электронных документов, содержащего сведения о фактах. Особенностью электронного документа является его форма, которая создается техническими средствам фиксации, обработки и передачи информации. Зафиксированную в электронном документе информацию невозможно воспринимать или идентифицировать без соответствующих технических средств.

В связи с проблемой электронных документов необходимо обратить внимание на содержание понятий, используемых в гражданском судопроизводстве. При этом целесообразно ориентироваться на положения, содержащиеся в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26 декабря 2017 г. № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» (далее — Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 57). Определение электронных документов и связанных с этим понятий содержится также в «Порядке подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа» (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29 ноября 2016 г. № 46-П) и «Порядке подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа» (утв. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28 декабря 2016 г. № 252).

Документ в электронном виде — электронный документ или электронный образ документа.

Электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к