Я использую ту же систему напоминаний, чтобы следить за днями рождения и другими важными датами. Вносить такие напоминания в ежедневник в начале года – отличная идея, но она не решает всей проблемы. Без предварительного напоминания я бы регулярно читала записи текущего дня и обнаруживала, что СЕГОДНЯ – важный день. К сожалению, уже слишком поздно отправлять открытку или подарок!

Мне больше всего подходит портативный планировщик. Я всегда в разъездах, и мне нужно что-то, что я могу взять с собой в путешествие».

Структурируйте свое планирование с помощью ежедневных табелей. Табели учета рабочего времени – это четко структурированные ежедневные календари, в которых время распределяется по часам, а не по дням и датам. Многие компьютерные программы предлагают готовые ежедневные календари и табели. Если у вас нет доступа к ним, вы можете сделать свой собственный.

Хотя мы советуем начать с получасовых отрезков времени, вам стоит решить, какая структура вам нужна. Табель учета рабочего времени поможет компенсировать часы, в которые работа идет неэффективно.

Когда вы планируете что-то, что требует подготовки, достаньте блокнот для планирования и составьте список всего, что вам понадобится. Вам нужно будет надеть определенный наряд? Добавьте его в свой список. Надо будет приготовить еду для семьи на время вашего отсутствия? Как насчет вызова няни? А как насчет номеров телефонов экстренных служб, которые понадобятся няне? Если вы часто садитесь в машину и обнаруживаете, что бензобак пуст, добавьте в свой список заметку о необходимости заправиться.

Расположите список напоминаний в логическом порядке, оцените, сколько времени займет каждый пункт, и удвойте свою оценку. Если вы склонны сильно недооценивать время подготовки, утройте ее! Запишите время мероприятия в свой табель учета рабочего времени и работайте в обратном направлении, внося каждый пункт списка в расчетный блок. Когда вы закончите этот процесс, вы будете точно знать, когда нужно начинать готовиться к встрече.

Интересный эксперимент, позволяющий оценить ваше чувство времени, заключается в том, чтобы записать свое предположение о времени начала встречи до того, как вы пройдете этот процесс. После того как вы составите список и сделаете «обратные» записи, посмотрите, насколько близки вы были к своему предположению. Мы уверены, что очень далеки!

Составьте контрольный список напоминаний. Подумайте о том, чтобы составить основной список для повторяющихся встреч. Положите список телефонов для няни на случай чрезвычайных ситуаций в кухонный шкаф, чтобы он всегда был под рукой. Храните контрольный список на отпуск в своем файле, чтобы каждый раз не начинать все с нуля.

Хотя такое предварительное планирование может поначалу отнять время, в конечном итоге оно сэкономит вам его, а также нервы и гнев начальника, который нетерпеливо ожидает в конференц-зале вашего позднего прихода. Когда вы продумываете все до мелочей и составляете подробные списки, многие действия становятся автоматизированными. Со временем вы, вероятно, обнаружите, что можете выполнять шаги по планированию быстрее, поскольку они входят в привычку.

Составьте мастер-список «Выходя за дверь». Сколько раз вы ездили в машине по городу, пытаясь вспомнить, выключили ли утюг и включили ли свет на крыльце? Вместо того чтобы полагаться на свою память, составьте список и повесьте его на дверь. Включите в него те вещи, которые вам нужно делать каждый раз, когда вы выходите из дома: завести собаку в подвал, выключить компьютер, включить свет на крыльце, оставить записку сыну и т. д.

Если вы потратите время на то, чтобы продумать свой распорядок дня и записать его, то в итоге сэкономите много времени и нервов. Вам не нужно будет вспоминать эти детали каждый раз, когда вы собираетесь уходить. Вам не придется тратить время на то, чтобы вернуться домой и спасти свой компьютер от грозы и молнии. Быстрый просмотр списка, когда вы выходите за дверь, сэкономит драгоценные минуты вашего времени на подготовку.

Купите (водонепроницаемые) часы с будильником. Наручные часы с будильником – это замечательно. В зависимости от стиля вы можете настроить будильник так, чтобы он звонил каждый час или в одно и то же время каждый день. Можно использовать его как напоминание о встрече или для того, чтобы дисциплинировать себя. Установите будильник на разумное время, а затем примите решение работать по крайней мере до звонка. В этот момент запланируйте перерыв и отключите будильник. То же самое можно сделать с помощью стационарного будильника, но наручные часы можно носить с собой.

Используйте блокноты для стенографисток и карточки. Несмотря на негативный опыт использования, карточки могут помочь в организации мыслей и повседневных мелочей.

Даже самая лучшая система в мире подвергается испытанию отвлекающими факторами. Многие из нас сбиваются с пути, потому что в голове постоянно появляются идеи. Один знакомый нам человек с синдромом дефицита внимания, используя блокноты, карточки и свою рассеянность, добился замечательных результатов.

Он держит запас блокнотов на рабочем месте, а также возле каждого телефона и стула, где мог сидеть. Один из блокнотов наш герой использует исключительно для телефонных звонков. Каждый раз, когда он делает или принимает звонок, он записывает имя и номер телефона, время и дату звонка, а также делает все необходимые примечания. После возвращения мужчина отмечает каждый звонок. Каждый день он начинает новый датированный список. Этот блокнот служит ему для записей, к которым он может обратиться в любой момент, когда нужно вспомнить детали того или иного звонка. Не раз ему удавалось найти номер телефона, который в противном случае был бы потерян.

Знакомый также использует блокноты для записи идей. Его работа прерывается лишь на короткое время, пока он фиксирует суть своих идей на бумаге. В конце рабочего дня мужчина переносит свои случайные мысли на карточки, классифицируя их по ходу дела. Он складывает карточки в алфавитном порядке до следующей рабочей сессии, когда добавляет свежие идеи на уже существующие карточки или создает новые.

Система нашего приятеля может оказаться полезной и для вас. Стенографическая запись способна служить резервной копией справочника телефонных номеров и списка дел. А система карточек позволит использовать отвлекающие мысли в ваших интересах, не мешая выполнению поставленной задачи.

Главное в использовании блокнотов, записных книжек для планирования или бумаги для заметок – использовать их для самодисциплины и регулирования своей импульсивности.